Datenschutzerklärung

Stand: 2. November 2026

Hier lesen Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie rw-smart.de besuchen oder uns über ein Formular schreiben, wozu wir das tun, wie lange wir die Daten behalten und welche Rechte Sie haben. Für die Anwendungen NOVEX (novex.rw-smart.de) und CLM gelten eigene Datenschutzhinweise, die Sie jeweils dort finden.

1. Verantwortlicher

RW Smart Solution GmbH, Ordensmeisterstr. 12, 12099 Berlin, vertreten durch den Geschäftsführer Mohamad Mounir Ramadan.

Telefon +49 30 755 415 730, E-Mail info@rw-smart.de.

2. Hosting und Bereitstellung der Website

Die Website und das Redaktionssystem, aus dem ihre Inhalte stammen, laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg. Bilder und Filme der Website liegen im Objektspeicher von Hetzner, ebenfalls in Nürnberg. Wenn Sie eine Seite aufrufen, verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse, um Ihnen die Seite, ihre Bilder und Filme auszuliefern.

Ein Zugriffsprotokoll mit den Aufrufen der Website führen wir nicht. Tritt beim Ausliefern ein Fehler auf, schreibt der Webserver einen Eintrag mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Adresse in ein Fehlerprotokoll. Diese Einträge löschen wir nach spätestens 14 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Website sicher und fehlerfrei bereitzustellen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Cookies und Speicher im Browser

Diese Website setzt für Besucherinnen und Besucher keine Cookies und legt nichts im Speicher Ihres Browsers ab. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste und laden keine Inhalte von Dritten nach. Schriften und Bilder kommen von unseren eigenen Servern.

Nur wenn jemand aus unserem Team Inhalte im Redaktionssystem bearbeitet und dafür einen Vorschau-Link öffnet, setzt die Website zwei technisch notwendige Cookies für die Vorschau (__prerender_bypass und cms_editor). Sie gelten bis zum Ende der Sitzung und werden beim Verlassen der Vorschau gelöscht.

4. Demo-Anfrage

Wenn Sie über das Formular auf rw-smart.de/demo eine Demo oder ein Gespräch anfragen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Produkt, Ihre Nachricht und, wenn Sie sie angeben, Ihre Telefonnummer. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren.

Ihre Anfrage wird in unserem Redaktionssystem gespeichert und per E-Mail an info@rw-smart.de weitergeleitet. Sie selbst erhalten eine kurze Eingangsbestätigung per E-Mail, die keine Ihrer Eingaben wiederholt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen vor einem Vertrag auf Ihre Anfrage). Die gespeicherte Einsendung löschen wir automatisch 90 Tage nach Eingang. Ergibt sich aus der Anfrage ein Vertrag, gelten für die dazugehörige Korrespondenz die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Abschnitt 9).

5. CLM-Bestellung

Über das Formular auf rw-smart.de/clm bestellen Sie CLM verbindlich. Dafür verarbeiten wir das gewählte Paket, die Zahl der Baustellen und den gewünschten Start, Ihre Firma mit Anschrift und, wenn Sie sie angeben, USt-IdNr., die Ansprechperson, deren E-Mail-Adresse und, wenn angegeben, Telefonnummer sowie Ihre Anmerkungen.

Die Bestellung wird in unserem Redaktionssystem gespeichert und per E-Mail an info@rw-smart.de weitergeleitet. Wir prüfen sie und bestätigen den Auftrag per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschluss und Durchführung des Vertrags). Die gespeicherte Einsendung löschen wir automatisch 90 Tage nach Eingang. Bestellung, Auftragsbestätigung und Vertragsunterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 9).

6. Bewerbung

Wenn Sie sich über rw-smart.de/karriere bewerben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Stelle, Ihre Nachricht, angegebene Links und, wenn Sie sie angeben, Ihre Telefonnummer, dazu bis zu drei Unterlagen als PDF mit je höchstens 5 MB. Wir fragen nicht nach Anrede, Geschlecht, Geburtsdatum oder Foto.

Ihre Unterlagen liegen in einem nicht öffentlichen Speicher bei Hetzner und sind nur für die Personen in unserem Unternehmen abrufbar, die Bewerbungen bearbeiten. Ein Abruf erfolgt über einen Link, der zwei Minuten gültig ist. Die Benachrichtigung an unser Team nennt nur die Stelle und enthält keine Angaben über Sie. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Wir löschen Ihre Bewerbung samt Unterlagen automatisch sechs Monate nach Eingang. Wenn Sie zustimmen, dass wir Sie in unseren Bewerberpool aufnehmen, löschen wir sie 24 Monate nach Eingang; Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit per E-Mail an info@rw-smart.de widerrufen können. Kommt es zu einer Einstellung, übernehmen wir die nötigen Unterlagen in die Personalakte.

7. Schutz vor Missbrauch der Formulare

Alle Formulare enthalten ein für Menschen unsichtbares Feld. Ist es ausgefüllt, verwerfen wir die Einsendung, ohne etwas zu speichern. Außerdem begrenzen wir, wie oft von einer IP-Adresse aus Formulare abgeschickt werden können. Dafür hält der Server die IP-Adresse höchstens zehn Minuten im Arbeitsspeicher; gespeichert wird sie nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam und Missbrauch.

8. E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder ein Formular abschicken, laufen die E-Mails über unser Postfach bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten). Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Empfänger, Drittländer und Aufbewahrung

Ihre Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die sie für die jeweilige Aufgabe brauchen. Als Auftragsverarbeiter setzen wir Hetzner für Hosting und Speicher ein. Unsere E-Mails laufen über STRATO. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Unterlagen, die zu einem Vertrag gehören, etwa Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und geschäftliche Korrespondenz, bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO sechs beziehungsweise zehn Jahre auf.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Eine E-Mail an info@rw-smart.de genügt.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

11. Verschlüsselung

Alle Seiten und Formulare von rw-smart.de werden über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) übertragen.